AMPA y protección de datos: Cómo afecta la GDPR a los padres

El AMPA, del mismo modo que cualquier otra asociación, está considerada como una entidad con personalidad jurídica propia, y al igual que las demás, trata datos, por lo que las asociaciones de padres tampoco están exentas de cumplir con las rigurosas exigencias de la nueva normativa europea de protección de datos. Y como nadie puede escapar del coto de la caza de la implacable GDPR/RGPD (y que así sea, por la seguridad de todos), aquí recogemos las principales responsabilidades que desde el pasado 25 de mayo competen a estas agrupaciones. No obstante, como ya hicimos en el artículo sobre las obligaciones de los colegios con la GDPR, te recordamos que si utilizas TokApp, dispones de asesoramiento jurídico gratuito para resolver todas las dudas que tengas.

 

AMPA TokApp

 

 

El consentimiento informado

 

Entre los datos con los que trabajan las AMPA se encuentran desde datos de carácter personal, información identificativa de los padres de los alumnos y de éstos, así como otros tipos de datos tales como económicos, profesionales, sociales, etcétera. El tratamiento de los datos de sus integrantes por parte de las AMPA estará amparado por la relación que los vincula y por tanto no se requiere el consentimiento más que en el momento en que los padres acceden a asociarse, aunque sí tendrán que mantenerles al corriente de lo que concierna a su información. Sin embargo, no es legal que, con la intención del AMPA de proponerle a los padres incorporarse a ella, el colegio le facilite teléfonos o direcciones de correo electrónico de contacto sin antes haber obtenido el permiso de los padres.

 

AMPA GDPR

 

 

Valoración del riesgo del tratamiento y las medidas de protección

 

La GDPR/RGPD obliga a todas las entidades a dar a conocer las medidas de protección tomadas para asegurar los datos y los riesgos que pudieran derivar de su tratamiento: la destrucción, pérdida, alteración accidental o ilícita, comunicación o acceso no autorizado, lo que se denomina una “violación de seguridad”. Si esto se produjera, se habrá de notificar a la Agencia Española de Protección de Datos o a la autoridad autonómica correspondiente y, naturalmente, comunicar a los interesados.

 

comunicación AMPA

 

 

La comunicación entre los padres miembros

 

El uso de aplicaciones de mensajería poco fiables, y más específicamente de WhatsApp, está desaconsejado por la propia Agencia Española de Protección de Datos, que insta a emplear plataformas que, como TokApp, garantizan el cumplimiento de la ley al no compartir información confidencial de los usuarios con otras empresas y no exponer al público más datos que los imprescindibles de sus usuarios, algo imprescindible para salvaguardar la propia identidad teniendo en cuenta la facilidad con la que se pueden hacer averiguaciones sobre la vida privada de alguien en internet, donde todo está conectado (si te interesa saber más sobre cómo proteger tu privacidad, lee nuestro artículo “Todo lo que puedes saber sobre una persona con solo su número de teléfono”).

Cabe aclarar, además, que los chats de grupo de asociaciones, de padres inclusive, no se admiten como “grupos domésticos”. Por consiguiente, cualquier mensaje con información que pudiera ser estimada como personal, privada o íntima es susceptible de vulnerar la ley y suponer una cuantiosa multa a los administradores del chat y a los delegados del AMPA.

 

Usuarios AMPA

 

 

El tratamiento de datos de alumnos

 

En los únicos caso en que las AMPA están autorizadas a tratar datos de alumnos son cuando éstas:

  • Gestionan un servicio escolar, como puede ser el transporte o el comedor.

De ser este el caso, pese a que el responsable de los datos de los alumnos continuaría siendo el centro educativo, el AMPA ejercería como encargada de los datos. Ambos organismos tendrían que firmar un contrato que reflejara las garantías pertinentes Sería conveniente también que se llevara un registro de las acciones relativas a esta información, en especial a aquella que pueda entrar dentro de categorías de datos especialmente protegidos, como la ideología, creencias o religión o salud (es también un dato de salud la información sobre alergias alimentarias como la celiaquía o las valoraciones psicopedagógicas).

 

  • Organizan una actividad extraescolar o similar, por ejemplo, viajes de fin de curso:

En este supuesto, si se quisiera mostrar el sitio web del AMPA una página con el listado de los alumnos inscritos en la actividad, tendría que ser esta página de acceso restringido a los padres.

Por el mismo motivo, en caso de publicar imágenes como fotografías o vídeos en la web o las redes, solo podrán hacerlo con el consentimiento previo de todos los interesados.

Niños AMPA

 

 

Derechos de los padres en relación al colegio

 

Con la anterior ley (la Ley Orgánica de Protección de Datos) la persona frente a la entidad o institución disponía de los llamados  derechos “ARCO”, acrónimo de Acceso, Rectificación, Cancelación y Opocisión). Ahora, con la GDPR/RGPD, los padres frente al AMPA o cualquier otra institución tienen más derechos ampliados:

  • Acceso

Permite a los titulares de los datos conocer información sobre si sus datos están siendo objeto de tratamiento, con qué finalidad, qué tipo de datos tiene el responsable del tratamiento, su origen (si no proceden de los interesados), y para quiénes están destinados. La información que se proporcione será siempre gratuita. Excepcionalmente, si el centro o la Administración educativa ofreciera un procedimiento para hacer efectivo el derecho de acceso y el afectado exigiese que el mismo se materializase a través de un procedimiento que implique un coste desproporcionado, sería él quien asumiría los gastos.

Está excluido de la documentación accesible el expediente académico, que se rige por otra normativa independiente, salvo si éste comprende datos especialmente protegidos, como información clínica. Si se da esta situación, el colegio habrá de hacer una copia de este apartado para su entrega.

Podrá ejercerse el derecho de acceso una vez cada doce meses, a no ser que se acredite un interés legítimo, solo entonces podrá solicitarse el acceso con anterioridad.

 

  • Rectificación

Permite corregir errores, modificar los datos que resulten ser inexactos o incompletos y garantizar la certeza de la información objeto de tratamiento.

En cuanto a la rectificación de calificaciones de exámenes o trabajos o expediente académico, también está regulada por otra normativa.

 

  • Cancelación

Permite que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos.

La revocación del consentimiento da lugar a la cancelación de los datos cuando su tratamiento esté basado en él.

Sobre los datos del expediente académico, serán cancelados únicamente cuando éste ya no esté en plazo de ser solicitado por los estudiantes, mientras que los de salud pasarán a cancelarse una vez finalizada la escolarización del alumno.

 

  • Oposición

Es el derecho del interesado a que, por motivos relacionados con su situación personal, no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo.

  • Derecho al olvido

Permite a la persona que lo solicita desaparezca de los sistemas. Este derecho está reconocido para casos graves como el fallecimiento de una persona.

  • Derecho a la portabilidad

¿Qué datos tiene de mí el AMPA o el colegio? La GDPR/RGPD define el derecho a la portabilidad, donde la persona que lo solicita puede pedir que todos los datos que tiene la entidad sobre ella misma se le envíen en un formato legible, asequible y fácil de leer (una hoja de cálculo es el ejemplo más claro). 

 

 

Asesoramiento AMPA

 

 

Obligación de contestar a los interesados

 

Dicha obligación es ineludible, aún incluso cuando no se disponga de los datos sobre los que verse el derecho ejercitado, en cuyo caso habrá que responder en dicho sentido, informándoles del derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

 

Protección de datos AMPA

 

Si perteneces a algún AMPA y sigues con dudas o cómo debéis actuar, no te preocupes. En TokApp ofrecemos asesoramiento legal gratuito para todas las asociaciones que se comunican usando nuestra plataforma. Puedes preguntarnos aquí.